Kas tead, kui keeruline on värbamisprotsess tegelikult?

Artikkel 1

Värbamisprotsess ehk uue inimese leidmine mõnele ametikohale võib tunduda lihtne ülesanne – teed kuulutuse valmis, paned üles ja viid kandidaatidega läbi intervjuud, kuniks õige on leitud. Tegelikkus on aga hoopis midagi muud.

Põhjusi uue inimese värbamiseks võib olla mitmeid, levinumad on ettevõtte laienemine ehk lisatööjõu vajadus või mõne töötaja lahkumine, kelle asemele on vaja leida uus inimene. “Mõlemal juhul tekitab olukord ettevõtte sees segadust ja ärevust, mistõttu on oluline, et värbamisprotsess oleks läbi viidud professionaalselt, kiirelt ja tulemuslikult,” ütleb värbamisettevõtte Enesekindlusvabrik looja ja tegevjuht Ketlin Kasak.

Välismaal on värbamisagentuuride kasutamine uute töötajate leidmiseks elementaarne, Eestis on see alles hoogu ja populaarsust kogumas. Üldiselt on levinud veel arusaam, et sellega peaks hakkama saama personalijuht. Keskmise- ja väikese suurusega ettevõtetes viivad uute töötajatega seotud ülesandeid läbi tegevjuhid. “Meie meeskonna 30-aastasele personalitööalasele töökogemusele tuginedes tean, et personalijuhid on pigem ülekoormatud ja stressis ning tegevjuhtidel pole värbamisalaseid kogemusi ja empaatiat,” tunnistab Ketlin Kasak, kelle sõnul on tegu kurva, kuid ausa tõega.

Kes kord on inimest värvanud, see teab, kui meeletult aja- ja ressursimahukas see ettevõtmine on. Esmapilgul võib värbamisprotsess olla pinnapealselt lihtne – töökuulutuse vormistamine, portaalidesse ja sotsiaalmeediasse üles panemine, inimeste vestlusele kutsumine ja nende läbi viimine kuniks õige inimene on leitud. “Need on tõepoolest värbamise osad, aga seal on veel palju erinevaid tegevusi, mis kõik on äärmiselt olulised edukaks värbamisprotsessiks,” ütleb üle kümne aasta värbamise- ja personalitööga tegelenud Ketlin Kasak.

Millest koosneb professionaalne värbamisprotsess?

1.    Koostööleping kliendiga

Iga professionaalne värbamisagentuur teeb klientidega põhjaliku koostöölepingu, milles on kõik pisinüansid välja toodud. See on esimene tegevus, mille põhjal hinnata värbajate taset ja kvaliteeti.

2.    Põhjalik profiilikirjeldus

Näeme oma töös väga tihti seda, et inimesed ei tea täpselt, mida või keda neil vaja on. Teada saamiseks, keda ettevõttel täpselt vaja on ja millist inimest me värbama peaksime, teeme põhjaliku profiilianalüüsi. See hõlmab endas nii otsitava inimese kui ka ettevõtte enda kirjeldamist, et me oskaks ka firma kohta vastata täpselt küsimustele, kui kandidaatidel need tekivad.

3.    Vajalike tööriistade kasutamine

Selleks, et värbamisprotsess oleks sujuv, igas etapis detailselt hoomatav ning kliendil tunni-täpsune ülevaade kogu protsessist, on vaja kasutusele võtta erinevaid tööriistu. Erinevad tabelid ja andmebaasid annavad suurepärase võimaluse hoida infot kontrolli all.

Värbamises on olulisteks tööriistades ka erinevad keskkonnad, kuhu kuulutus üles riputada, agentuuri enda andmebaas, nimekiri tuttavatest, sotsiaalmeedia jälgijad, koolid ja meediaväljaanded, veebiportaalid ja erialaliidud jne. Õige värbamisprotsess aktiveerib kogu tööriistapagasi.

4.    Sisseelamisprotsessi näidis kliendile

Üks etapp on uue töötaja leidmine, hoopis teine ja täpselt sama oluline etapp on uue liikme meeskonda sulandamine. Paljudel ettevõtetel pole aimugi, mis asi on sisseelamisprotsess ja kuidas see käib, miks see niivõrd tähtis on ja kuidas võib suurepärase inimese kaotada, kui ei osata teda õigesti meeskonda kaasata.

Hea värbamisagentuur mõtleb kliendiga koos ja teeb lihtsamaks ka selle osa tööst, mida nad ise konkreetselt ära enam teha ei saa.

5.    Värbamisprotsessi kui tegevuste ülevaade

Professionaalne värbamisagentuur annab detailse ülevaate tegevustest, mida värbamisprotsess endaga kaasa toob, mida sisaldab ning mis etappe läbib. Mida rohkem on ettevõte kursis planeeritavate tegevustega, seda enam saab ta usaldada värbamisagentuuri nende töö tõhususes ja kvaliteedis. Hea agentuur ei hoia oma klienti kunagi teadmatuses.

6.    Töökuulutuse koostamine

Töökuulutuse koostamine on tunde aega võttev protsess, sest läbi tuleb mõelda nii sisuline pool, kujunduse osa ja tähelepanuta ei saa jätta ka turunduslik ning NLP ehk neurolingvistiline osa. On tõestatud, et inimeste ostuotsused, mida ka tööle kandideerimine on, saavad alguse psühholoogiast. Seetõttu peab ka töökuulutus olema psühholoogiliselt läbimõeldud, teadlikult üles ehitatud ja professionaalselt koostatud.

7.    Austav suhtumine inimestesse

Liiga palju on jutte sellest, kuidas kandideerimisavaldustele ei vastata, saadetud küsimused jäetakse tähelepanuta ning kandidaatidega suheldakse ainult siis, kui endal vaja on. Paraku toimub ettevõtte mainekujundus igal tasandil ja on nagu pusle, koosnedes paljudest väikestest asjadest.

Isegi, kui kandidaat saab eitava vastuse, võib mulje ettevõttest jääda väga professionaalne, kui temaga on viisakalt, kiirelt ja adekvaatselt suheldud. Kui töösoovijaid on mõned, siis pole suhtlemine raske, aga kui neid on mitukümmend või isegi üle saja, siis on nendega aktiivne suhtlemine täiskohaga töö. Värbamisagentuuril on see ressurss olemas ja ettevõte saab olla rahulik, et nende head mainet hoitakse.

8.    Professionaalse töövestluse läbiviimine

Töövestlus on oluline ja lausa määrava tähtsusega nii töösoovija kui ka vestluse läbiviija jaoks. Vestlus on aeg, mil õigete küsimuste küsimisel saavad mõlemad osapooled aru, kas tegemist on meeskonda õige inimesega ja kas otsitav töökoht vastab kompetentsile.

Töövestluse ülesehitus on väga peen protsess. Sama peen on ka õigete küsimuste küsimine, kehakeele lugemine, inimese tajumine ning ridade vahelt lugemine. See vajab lisaks spetsiifilistele teadmistele ka õpitud oskusi ja rohke praktika käigus omandatud nippe.

 9.    Maine teadlik kujundamine

Viimane esindab ettevõtet, selle väärtusi ja eetikat, norme ning töökultuuri. Kehvasti läbi viidud töövestlus võib viia alla nii töökoha enda kui ka terve ettevõtte maine.

Teine pool ei pruugi teada või aru saada, et tegemist on värbamisagentuuriga, mistõttu on agentuuri kasutades oluline valida selline, kel kogemust palju ja töökultuur igas etapis silmapaistvalt kvaliteetne.